Управление проектами в картинках

Автор: Neville Turbit
Оригинал статьи на английском языке - http://www.projectperfect.com.au/info_key_stakeholder.php
Перевод: Андрей Куликов (http://andrewkulikov.com)

Ссылка на статью в формате PDF: http://andrewkulikov.com/articles/key-stakeholders.pdf

Успех с точки зрения ключевых заинтересованных сторон

Поддержка или сопротивление ключевых заинтересованных сторон могут сильно влиять на успех проекта. Если вы не получили поддержку от ключевых лиц, то вероятность того, что проект развалится, сильно вырастает. Прочие важные дела не дают людям работать в вашем проекте целыми днями, а иногда и вообще не дают принимать участие в проекте. Важные проблемы так и не решаются. Проект не занимает умы людей, принимающих решения.

Два вида поддержки

Существует два основных ключевых фактора поддержки проекта. Глядя на людей, имеющих отношение к проекту, задавайте себе два вопроса:

• Насколько важен этот человек для успеха проекта
• Насколько заинтересован этот человек в успехе проекта

Существует простая и быстрая процедура, которая позволит оценить два этих фактора до начала проекта. Так же имеет смысл выполнять эту процедуру в течение длительного проекта, чтобы контролировать изменения.

Важность

Нужно расположить каждое заинтересованное лицо на графике, состоящем из четырех концентрических окружностей. Чем ближе человек к центру, тем он важнее. Определите, к какой категории подходит каждое заинтересованное лицо (человек может подходить только под часть перечисленных параметров).

1. Внутренний круг – Ключевые. Данный человек представляет жизненную важность для успеха проекта. Проект провалится, если этот человек не будет использовать все возможности для получения ресурсов, финансирования и другой поддержки проекта. Этот человек будет пользоваться результатами проекта. Неудачное завершение проекта окажет сильное влияние на карьеру этого человека. Обычно в эту группу входит спонсор проекта.
2. Второй круг – Важные. Эти люди оказывают значительное влияние на проект, и скорее всего, полностью в нем заняты. Они могут обладать специальными знаниями, которые трудно получить в другом месте. Они могут быть конечными пользователями продукта проекта. Если проект будет завершен неудачно, их интересы будут сильно затронуты.
3. Третий круг – Интересующиеся. Люди, интересующиеся проектом, но не являющиеся основными участниками. Они могут быть принимать участие в разработке или в подготовке требований, или могут быть пользователями продукта проекта. Они не принимают решений в организации относительно данного проекта.
4. Четвертый круг – Принимающие участие. Эти люди принимают небольшое участие в проекте. Успех проекта может оказать на них положительное или отрицательное влияние. Они могут быть вовлечены в проект в качестве членов офиса управления проектами или выполнять функции аудита. Их участие в проекте – консультативное.
5. За кругом. Эта область – для всех остальных участников проекта. Они могут проявлять любопытство к проекту, но их интересы не будут затронуты.

Заинтересованность в проекте

Как и в предыдущем графике, используем концентрические окружности.

1. Внутренний круг – Фанатики. Эти люди – фанатики проекта. Они сделают все, что смогут, и все, о чем их попросят. Они используют все возможности для содействия проекту, и всегда готовы помочь. Они считают проект своей собственной целью, и вне зависимости от их роли в проекте, работают на 110%. Обычно они высокомотивированные работники, и обладают успешным опытом выполнения задач.
2. Второй круг – Союзники. Союзники не занимаются постоянной и активной поддержкой проекта, но помогут, когда в этом возникает необходимость. Обычно они готовы помочь, но их надо об этом попросить. Обычно они сильно загружены, и отводят проекту небольшую часть рабочего времени, или, если обстоятельства вынуждают, отводят значительную часть своего времени на проект.
3. Третий круг – Равнодушные. Эти люди оказывают поддержку, но не испытывают энтузиазма по поводу проекта. В лучшем случае, они считают проект необходимым злом, которое должно быть сделано, но которое доставляет неудобства. Если их сильно подталкивать, они будут оказывать поддержку, но вы должны подстраиваться под них, иначе вы их потеряете. С ними трудно работать, но в итоге на их помощь можно рассчитывать.
4. Четвертый круг – Насильно завербованные. Когда-то людей в плавание набирали следующим образом: совершенно пьяных моряков грузили на корабль, и когда они просыпались, они уже были в море. Таким образом, эти люди участвуют в проекте не по своей воле. Они попали в проект и теперь вынуждены поддерживать его. Они бы предпочли заняться чем-нибудь другим, но будут поддерживать проект с неохотой.

Те, кто не имеет отношения к интересам проекта, находятся за пределами четвертого круга.

Совмещение кругов

Если вы расположите всех заинтересованных лиц на двух графиках, вы начнете понимать, с какими проблемами вам придется столкнуться. Например, если человек в первом круге важности и в четвертом круге заинтересованности, у вас большая проблема. Они жизненно важны для проекта, но оказались в нем поневоле. На совмещенной диаграмме четко видно, где находится каждый человек.

Втягиваем их в круг

На первой диаграмме видны важные заинтересованные стороны. При наложении на первую диаграмму второй вы обозначите проблемы. Но как втянуть в круг жизненно важного участника, который не заинтересован в проекте? Перечислим методы.

Измените их важность для проекта

Если вы не можете изменить их заинтересованность, измените их важность. Возможно, у вас получится вывести мешающего игрока из игры. Например, ключевой бизнес-пользователь участвует в проекте против своей воли. Вы можете его заменить? Поговорите со спонсором проекта и объясните место этого человека на диаграммах. Возможно, спонсор согласится с вашими аргументами. В этом случае, опишите возможные трудности и попросите замену.

Выясните причины

Поговорите с человеком, и выясните, почему они не заинтересованны в проекте. Объясните риски проекта, которые возникают из-за их нежелания поддерживать проект. Покажите им их места на диаграммах и спросите, что можно сделать, чтобы получить их поддержку.

Заставьте их работать парами

Если у проекта есть фанатичный последователь, который не обладает высокой важностью, попросите его подтолкнуть не такого заинтересованного, но более важного участника в центр круга. Энтузиазм бывает заразным, ну или, по крайней мере, пугающим. Если ваш босс болеет за проект, вам тоже придется болеть за проект или уволиться.

Добавьте что-нибудь

Спросите себя: что я могу добавить в проект, чтобы сделать его интересным для важного участника? Например, можно изменить содержание работ проекта и включить в него маленький проектик, который представляет большой интерес для ключевого заинтересованного лица. Это приведет к тому, что данное лицо будет поддерживать весь проект целиком. Я использовал этот прием в проекте, спонсор которого участвовал в нем, потому что ему приказали. Его проблемой была подготовка специальных отчетов, поэтому в рамках проекта мы обучили одного из его сотрудников работе с Crystal Reportwriter. Этот человек смог подготавливать все специальные отчеты, и стал поддерживать проект.

Страх

Когда исчерпаны все остальные средства, остается страх. Если кто-то знает, что провал проекта помешает его карьере, он будет оказывать поддержку. Небольшой разговор с их боссом может очень сильно изменить отношение человека к проекту. Должен признаться, я использовал подобную тактику, чтобы привлечь внимание одного сотрудника. Когда он узнал, что его годовой бонус напрямую связан с результатами проекта, он перепрыгнул несколько кругов и быстро оказался в центре диаграммы.

Быть как все

Это метод похож на работу парами. Вам нужно взять людей из внутреннего круга заинтересованности, и сделать из них сплоченную команду. В процессе взаимодействия этой группы с недовольными участниками, они обычно теряют свое недовольство.

Советую вам работать с незаинтересованными по одному, потому что вместе они сбиваются в группу, и вы можете получить негативный эффект и потерять поддержку ключевых заинтересованных лиц. Устраивайте совещания таким образом, чтобы вначале выступали все заинтересованные, а незаинтересованный участник должен был выступить последним. Этот человек не захочет быть единственным, кто произнесет негативную оценку, особенно, если это будет повторяться периодически. Если он будут упорствовать, заинтресованные участники в любом случае возьмут над ним верх.

Итог

Поддержка очень важна для проекта. Отсутствие поддержки может свести на нет все ваши усилия по продвижению проекта. Если вы потратите несколько минут на оценку позиций заинтересованных лиц, то заметите, что важно перетащить на свою сторону незаинтересованных. Это не сработает на все 100%, но изменений можно добиться, лишь совершая попытки.

В большом проекте имеет смысл выполнять данную процедуру периодически. Люди могут терять интерес к проекту, и лучше знать, на каком участке вы теряет поддержку. Когда вы знаете, кто перестает поддерживать проект, вы сможете найти причину.

Круги – это хороший и быстрый способ показать руководству, где вы видите проблемы. Интересные результаты дает возможность самостоятельной оценки людьми своего положения на диаграммах. Они сами смогут идентифицировать проблемы без вашего вмешательства. Если они сами поместят себя в центры кругов важности и заинтересованности, вы сможете использовать это как аргумент, когда будете напоминать им о необходимости поддержки проекта.