Управление проектами в картинках

На замечательном сайте http://allpm.com я обнаружил статью, в которой грамотно и по полочкам разложены способы справиться с проблемными проектами. Статья заслуживает перевода на русский язык, и я опубликую этот перевод в двух частях.

Статья в оригинале: How to avoid and Manage Troubled Projects: Applying the Zen Approach to Project Management™ By George Pitagorsky, PMP

Первая часть

Что такое “проблемный проект”? Каковы его симптомы и причины? Что нужно сделать, чтобы избежать возникновения проблем? Как справиться с проблемами, если они все-таки появились?

Три конверта

Одним из традиционных способов управления проблемными проектами является метод трех конвертов. Это знаменитая история, источник которой неизвестен. Дело было так:
Несколько лет назад руководитель проекта уходил из проекта, в котором были проблемы, но о них никто не знал. Этот РП передал сотруднику, который приходил на его место, три конверта, и сказал ему открывать по одному конверту каждый раз, когда ему понадобится совет.
После начального анализа проекта новый РП понял, что ему нужен совет, и открыл первый конверт. В нем была записка со словами “Вали все на своего предшественника”. Новый РП так и сделал, и с помощью этого заработал немного времени на исправление проблем. Но время шло, и появились новые сложности. РП открыл второй конверт, в котором было одно слово: “Реорганизация”. “Классная идея” - подумал РП, и затеял реорганизацию. Шумиха и активность, возникшая при этом, позволила скрыть проблемы. Но проект не стал от этого здоровее. Прошло еще немного времени, был освоен дополнительный бюджет, и пришло время открыть третий конверт. В нем была записка: “Пора делать три конверта”.
Нет нужды говорить, что не стоит так управлять проблемными проектами.

Необходимость объективного взгляда

Мы часто чувствуем, что с проектом будут проблемы, еще до того, как у нас появятся фактические данные, подтверждающие наши интуитивные ощущения. Но опираться только на интуицию нельзя. Даже если все чувствуют, что будут проблемы, далеко не все готовы это признать. У всех свое понимание слова “проблемы”. А некоторым совесть или вежливость не позволяет называть проблемы своими именами.
Именно поэтому нам нужен некий объективный критерий, который позволит оценить фактически происходящее и сравнить ее с запланированным. Нужен метод, который известит нас о приближающихся проблемах до их наступления, который будет работать как измерение давления крови или уровня холестерина. Если мы видим нездоровую тенденцию, то сможем предпринять корректирующее действие.
В случае со здоровьем проекта, базовый план включает в себя оценки и запланированные события, которые должны привести к желаемому результату. Нужно чувствовать, когда здоровье проекта может подвергнуться опасности. Хотя существуют такие среды и компании, в которых практически все проекты не достигают результата, все участники находятся в состоянии стресса и их проекты кажутся им нормальными.
Но если у нас будет общепринятая модель здорового проекта, то мы сможем сравнить любой проект с этой моделью и оценить его состояние. Такое сравнение позволит провести анализ причин и следствий, и принять корректирующие действия. В идеале, это начнет процесс постоянного улучшения.

Что такое здоровый проект?
Итак, какой проект считать здоровым? С точки зрения автора, это проект, в котором все заинтересованные лица эффективно выполняют все действия, приводящие к достижению общей цели. Во время такой работы у всех появляется чувство удовлетворенности; все соблюдают баланс между работой, личными и семейными делами.
В здоровом проекте есть четкие объективные показатели хода выполнения проекта, которые позволяют участникам оценивать их прогресс явным образом.
В общем, в здором проекте у всех есть ощущение, что высока вероятность завершения проекта в срок и в бюджете. У всех есть ощущение, что оценки не сделаны “с потолка”, от жадности или в безумном стремлении достичь конкретной даты любой ценой. Люди чувствуют уверенность и поддержку. У всех есть ощущение достаточной степени самостоятельности, ответственности, гибкости и дисциплины. Общение протекает открыто и с пользой для общающихся. Люди уважительно относятся друг к другу. Неважно, насколько тесно они общаются, их взаимодействие протекает легко, без трений. Есть синергия. Есть поток.
Здоровый проект - стабильный, стройный, гибкий. План не меняется ежедневно, ресурсами управляют уверенно и осознанно. Все участники понимают цель проекта и разделяют ее ценность. Контроль и планирование осуществляются точно “в меру”, без перегибов. На каждом этапе, постоянно создаются результаты, которые служат подтверждением того, что проект нормально двигается в верном направлении.
Качественные результаты появляются в запланированный срок, без превышения бюджета.
Измерение каждого показателя здоровья проекта позволяет заранее увидеть проблему. Эти измерения включают в себя отчеты об отставании выполнения работ, о превышении бюджета, степень отклонения от плана, количество выясненных и исправленных проблем, оборот (приемы и увольнения) сотрудников, и так далее. Способ отслеживания и измерения будет зависеть от того, какая методология используется для управления проектом.
Естественно, и в здоровых проектах бывают проблемы. В любой сложной деятельности, (а проектная деятельность таковой и является) будут проблемы. Но в здоровых проектах проблемы четко определяются и с ними работают. Управление рисками помогает избежать и подготовиться к встрече с ожидаемыми проблемами. Творческое исполнение, наблюдение, контроль и планирование проекта помогут сохранить здоровье проекта.

Что такое проблемный проект?

Проблемный проект - нездоровый проект. Это проект, в котором есть хронические проблемы, которые не решаются эффективно. Проблема может быть связана с заинтересованными сторонами, например, они могут постоянно спорить. Могут быть проблемы, связанные с медленным выполнением работ, постоянными изменениям содержания и требований проекта, и многочисленными изменениями плана проекта. К симптомам также можно отнести постоянное отставание в выполнении проекта, быстрорастущий лист запросов на изменение, проблемы в продукте, обнаруженные на поздней стадии, споры, депрессия, негативные отношения между участниками. Паника. Отчаяние.
Обратите внимание: ключевые слова в описании проблемного проекта - “постоянные” и “не решаются эффективно”. В здоровых проектах бывают отклонения по срокам, превышения бюджета, и тому подобное. Но если на них обращают внимание и решают в рамках мониторинга и управления проектом, то страшных бед можно избежать.